전자 문서로 "근로계약서" 작성해도 될까? 방법과 조건 알아보기

 

계약서를 전자로 쓰는 시대는 이미 성큼 와있습니다. 부동산계약, 매매계약 등 각종 계약에도 전자문서로 된 계약서를 많이 작성하고 있는데요. 근로계약서도 마찬가지로 전자근로계약을 허용하고 있습니다. 그 조건과 방법을 자세히 알아볼까요?

 

 

전자문서법 제4조 제1항

전자문서는 그 형태를 이유로 법적 효력이 부인되지 않습니다. 전자문서 및 전자거래 기본법(약칭 전자문서법) 제4조에서 다음과 같이 정하고 있습니다.

제4조(전자문서의 효력)
 ① 전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다.

 

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전자문서로서의 근로계약의 효력

마찬가지로 근로계약서도 전자적 형태로 작성된다고해서, 그 자체만으로 무효가 되지 않습니다. 전자근로계약서가 PC나 스마트폰 등 정보처리시스템상 전자문서 생성을 위한 전용프로그램(한글, 웹, PDF 등) 등을 활용해 작성할 수 있는 것이죠.

 

전자근로계약서 작성 예시

• 사내전산망(그룹웨어), 인터넷 구인구직 사이트(사람인, 잡코리아, 인크루트 등) 등에 마련된 근로계약서 작성 프로그램을 활용한 근로계약서 작성
• 수기로 서면에 작성한 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 저장해 전자문서화

 

 

전자 근로계약서 작성시 유의사항

다만, 전자근로계약서로 근로계약서를 작성하더라도, 사용자 등이 전자근로계약서를 작성, 확인, 수정할 수 있고, 작성된 전자근로계약서를 근로자가 어렵지 않게 열람하고 출력할 수 있는 등 서면 교부와 다를바 없을 정도의 신뢰성과 안정성을 담보하는 방식을 마련해야합니다.

 

근로기준법 제17조에서 정하는 근로조건 명시의무는 전자 근로계약에서도 당연히 적용됩니다.

근로기준법

제17조(근로조건의 명시) ① 사용자는 근로계약을 체결할 때에 근로자에게 다음 각 호의 사항을 명시하여야 한다. 근로계약 체결 후 다음 각 호의 사항을 변경하는 경우에도 또한 같다. <개정 2010. 5. 25.>
1. 임금
2. 소정근로시간
3. 제55조에 따른 휴일
4. 제60조에 따른 연차 유급휴가
5. 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건
② 사용자는 제1항제1호와 관련한 임금의 구성항목ㆍ계산방법ㆍ지급방법 및 제2호부터 제4호까지의 사항이 명시된 서면을 근로자에게 교부하여야 한다. 다만, 본문에 따른 사항이 단체협약 또는 취업규칙의 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 인하여 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있으면 그 근로자에게 교부하여야 한다.

 

주의사항 중 중요한 것 중 하나는, 전자근로계약서를 작성(서명) 후에 어느 일방이 임의적으로 수정할 수 없도록 하여야 합니다. 따라서, 읽기전용문서로 저장해 내용을 변경할 수 없도록 하여야 근로계약서로서의 효력을 충분히 인정받을 수 있을 것입니다.

 

 

 

임금(월급), 계약기간 등 주요 근로조건 변경시 근로계약서 재작성 필요

근로기준법 제17조에서는 근로계약 체결 후 임금, 근로시간,  휴일, 휴가, 근로장소 및 근로내용 등을 변경하는 경우에는 그 사항을 명시한 근로계약서를 서면 교부하여야 한다고 정하고 있습니다.

 

특히, 계약직이나 촉탁직과 같은 기간제근로자의 경우에는 근로계약기간도 명확하게 근로계약서에 표기가 되어야 합니다.

 

이런 내용의 변경이 있을 때에는 기존에 근로계약서가 있다고 하더라도, 새롭게 변경된 내용의 근로조건으로 근로계약서를 재작성해야하며, 재작성하지 않고 교부도 하지 않는 경우 근로기준법 위반이 될 수 있습니다.

 

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마치며

전자문서 형태의 계약서가 널리 보급된만큼, 간혹 놓칠 수 있는 근로계약서 작성을 보다 편리하게 관리하려면 전자근로계약서 도입도 고려해볼만 하겠습니다.